Sachverhalt:

 

Der örtliche Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss 2020 am 26.05.2021 geprüft. Die Prüfung erfolgte durch den Vorsitzenden Peter Dengel, Schriftführerin Elisabeth Rieck und die weiteren Mitglieder Elke Kohlhepp, Manuel Barth und Benedict Fleischmann. Die Prüfung der Jahresrechnung fand in öffentlicher Sitzung am 26.05.2021 statt. Soweit notwendig, wurde die Nichtöffentlichkeit hergestellt. Der Bericht über die Prüfung wurde am 26.05.2021 in der Verwaltung vorgelegt. Aufgabe des Rechnungsprüfungsausschusses ist es, im Rahmen der örtlichen Rechnungsprüfung die Jahresrechnung der Gemeinde zu prüfen.

Die Rechnungsprüfung soll einen ordnungsgemäßen, sparsamen und wirtschaftlichen Umgang der Gemeinde mit den ihr anvertrauten Mitteln sicherstellen. Die Rechnungsprüfung wurde für das Jahr 2020 erstmalig mit einem elektronischen Abzug der Buchungsfälle und weitgehend ohne Papierbelege durchgeführt.

 

Die Prüfung, die der Rechnungsprüfungsausschuss vorzunehmen hat, erstreckt sich gemäß Art. 106 Abs. 1 GO auf die Einhaltung aller für die Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob

- die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan eingehalten worden sind;

- die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sind;

- Beschlüsse der Beschlussgremien richtig ausgeführt wurden;

- Ausgaben bzw. Auszahlungen unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als

  notwendig und angemessen anzusehen sind;

- die Buchungen ausreichend belegt sind;

- die in den Nachweisungen erfassten Vermögensgegenstände vollständig vorhanden

  sind;

- wirtschaftlich und sparsam verfahren wird;

- die Aufgaben mit geringerem Personal- oder Sachaufwand oder auf andere Weise

  wirksam erfüllt werden können.

 

Bei der Rechnungsprüfung wird unterschieden zwischen

- der formellen Prüfung,

- der rechnerischen Prüfung und

- der sachlichen (materiellen) Prüfung.

 

Die formelle Prüfung erstreckt sich vor allem auf die Feststellung, ob

- die vorgeschriebenen Bücher eingerichtet sind und ordnungsgemäß und sauber geführt werden, also keine Radierungen, Übermalungen usw. vorkommen;

- die Einnahmen und Ausgaben bei den zutreffenden Haushaltsstellen gebucht werden;

- die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind;

- die Kassenanordnungen den Formvorschriften entsprechen (z. B. ob die Zahlungsanordnungen vom Anordnungsbefugten unterzeichnet sind und den sogen. Feststellungsvermerk nach § 40 KommHV, Auszahlungsanordnungen darüber hinaus den Auszahlungsnachweis nach § 50 KommHV tragen).

 

Bei der rechnerischen Prüfung ist festzustellen, ob die Zeit- und Sachbücher und der Rech-nungsabschluss sowie die Solllisten und die Kassenanordnungen einschließlich der sie be-gründenden Unterlagen rechnerisch richtig sind. Bei Einsatz der automatisierten Datenverar-beitung (z.B. Zeit- und Sachbuchführung einschließlich Rechnungslegung durch die AKDB) kann auf eine rechnerische Prüfung der ausgedruckten Ergebnisse verzichtet werden, weil die rechnerische Richtigkeit der maschinell gebildeten Summe als gewährleistet gelten kann.

Der wichtigste Teil der Rechnungsprüfung ist die materielle Prüfung. Sie ist auch am schwie-rigsten, weil hierfür weitgehend besondere Sachkenntnisse erforderlich sind. Doch gibt es eine Reihe durchaus wirkungsvoller Prüfungshandlungen, die auch von einem ehrenamtlichen Prüfer ohne spezielle Fachkenntnisse vorgenommen werden können. Die formelle, die rechnerische und die sachliche Prüfung lassen sich weitgehend miteinander verbinden. Im Rahmen der sachlichen Prüfung wird also auch die rechnerische Richtigkeit kontrolliert und festgestellt, ob die betreffende Kassenanordnung auch in formeller Hinsicht zu keinen Prüfungsfeststellungen Anlass gibt.

 

Gemäß Nr. 5 zu 2 KommPrV Nr. 5 ist in Gemeinden ohne Rechnungsprüfungsamt eine örtliche Rechnungsprüfung als ausreichend anzusehen, wenn in angemessenen Stichproben

geprüft wird, ob

- die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan eingehalten wurden;

- die Einnahmen rechtzeitig eingehen;

- bei Stundung, Niederschlagung und Erlass ordnungsgemäß verfahren wurde;

- Beschlüsse der Beschlussgremien richtig ausgeführt wurden;

- Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und an-

  gemessen anzusehen sind;

- die Buchungen ausreichend belegt sind;

- die in den Nachweisungen erfassten Vermögensgegenstände vollständig vorhanden

  sind.

 

Über die örtliche Rechnungsprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, aus der u. a. die ge-prüften Gebiete, Art und Umfang der Prüfungshandlungen und die wesentlichen Prüfungs-feststellungen hervorgehen müssen.

 

Es wurden die zur Prüfung notwendigen Unterlagen seitens der Verwaltung zur Verfügung gestellt. Im Prüfungsbericht der örtlichen Rechnungsprüfung wurden folgende noch berichtspflichtigen Feststellungen vermerkt.

 

1)         Demonstration der „Beschlusskontrolle“ via Session, bisher nicht erfolgt

Die Liste zur Beschlussbuchkontrolle wird durch den Ersten Bürgermeister nachgereicht und zukünftig dem Gemeinderat in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt.

 

2)         Anregung der Ausschreibung von Baggerarbeiten ähnlich einem Jahres LV  

Die Preise, welche den Arbeiten des Neubrunner Baggerbetriebes zugrunde liegen, wurden im Jahr 2017 durch eine Ausschreibung ermittelt und durch den Gemeinderat in seiner Sitzung vom 02.05.2017 beschlossen. Die Preise wurden bisher seitens des Anbieters gehalten. Sofern eine entsprechende Beschlussfassung durch das Gremium getätigt wird, kann eine neue Ausschreibung durch die Verwaltung erfolgen.

 

3)         0.0000.6540 Beleg 1/0 Unterschrift Anordnungsbefugter fehlt

            Wird nachgeholt

 

4)         Fehlerhafter Mehrwertsteuerausweis auf Rechnung Beleg Dokumentennummer 2020030210350

            Der im Protokoll aufgeführte Beleg wurde durch die Verwaltung kontrolliert. Es konnte keine fehlerhafte Ausweisung festgestellt werden. Es wurden daraufhin alle Belge des Auftragnehmers kontrolliert, um sicherzustellen, dass auch der richtige Beleg im Protokoll zitiert wurde und nicht ein anderer fehlerhaft ist.

            Es wurde bei der gezielten Nachprüfung der Steuerausweise auf den Rechnungen festgestellt, dass die Steuersätze jeweils richtig angewendet wurden. Bei den Belegnummern 202006241451140610, 202008061146510928, 202011051059500533 und 202012211517080134 konnte festgestellt werden, dass der Mehrwertsteuerausweis in den Eingangsrechnungen um 1 Cent Rundungsfehlerdifferenz zu gering ausgewiesen ist. Der Markt Neubrunn hat somit an den Unternehmer 4 Cent zu wenig gezahlt, welche dieser durch seine Rechnungsstellung nicht angefordert hat. Keine der Rechnungen wurde vollumfänglich auf einen der Regiebetriebe des Marktes Neubrunn verbucht.

 

5          Fehlerhafte Rückzahlung von Unterbringungskosten; Mietausgleich erfolgte nicht

            Die Kostenverrechnung wird mit dem Landratsamt Würzburg geklärt. Schreiben der Verwaltung zur Klärung des Sachverhaltes ist bereits beim Landratsamt.

 

6)         Kontoauszugsausdrucke einer Bank zeigen, sofern Sie von der Kassenstellvertretung ausgedruckt werden, nicht den Adressaten Markt Neubrunn, sondern die Privatadresse der Mitarbeiterin.

            Problematik ist der Verwaltung bekannt. Das Problem konnte seitens der Bank bisher nicht behoben werden. Es wird weiterhin nachgefasst, um eine Lösung herbeizuführen.

 

7)         Der Stromverbrauch und die damit einhergehenden Kosten im Bereich des Freibades Neubrunn erscheinen in der Betrachtung der Vorjahre sehr hoch.

            Der Verbrauch kann durch diverse Änderungen, wie Baustellentätigkeiten, neue zusätzliche Gerätschaften, veraltetete Gerätschaften und vieles mehr beeinflusst werden. Unter diesen verschiedenen Einflussfaktoren wird die Verwaltung den im Rahmen einer Förderung für den Markt Neubrunn tätigen Energieberater, welcher noch ein Stundenkontingent von rund 3 Tagen offen hat, ansprechen, die Stromverbräuche der einzelnen Verbraucher am Netz zu analysieren und Vorschläge für eine Senkung des Energieverbrauchs zu erstellen.

 

6)         Anmerkungen / Hinweise des Gremiums zu weiteren Punkten wurden gemäß der Protokollniederschrift besprochen und geklärt bzw. werden soweit Maßnahmen, welche noch nicht abgeschlossen sind, dem Gremium separat durch den Vorsitzenden im Rahmen des weiteren Maßnahmenvollzugs dargelegt.

 

 

Weitere Nachfragen zu Verbuchungen und einzelnen Sachverhalten wurden im Rahmen der Prüfung geklärt.

 

Die angesprochenen, noch nicht erledigten Punkte werden noch geklärt.

Beschluss:

 

Der Marktgemeinderat nimmt den Bericht über die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2020 zur Kenntnis.