Sachverhalt:

 

Die interne Arbeit im Sitzungsdienst ist 2009 mit der Software „Session Sitzungsdienstmamagement“ EDV-unterstützt umgesetzt worden. Die Drucksachen werden verfahrensintern erstellt, abgestimmt und freigegeben (alles bereits weitestgehend papierlos). Die Sitzungsvorbereitung (Erstellung der Tagesordnung) erfolgt elektronisch. Die Sitzungsunterlagen werden ausgedruckt und an die Gremiumsmitglieder in Papierform verteilt. 

 

Mit dem Sitzungsdienstprogramm „Session“ könnte weiterhin ein Ratsinformations- und ein Bürgerinformationssystem eingerichtet werden. Mit dem Ratsinformationssystem (RIS) könnten die Räte alle Dokumente online abrufen und in einer Datenbank recherchieren. Das Bürgerinformationssystem (BIS) ermöglicht der gesamten Öffentlichkeit über einen Link auf der gemeindlichen Homepage alle öffentlichen Protokolle einzusehen, abzuspeichern, auszudrucken, usw.

 

In der Sitzung vom 20.05.2014 fragte Gemeinderat Alfred Hellmann an, ob es nicht rentabler wäre, die Gemeinderäte mit „Tablet-PC´s“ auszustatten. Damit könnte auf einen „papierlosen Sitzungsdienst“ umgestellt werden.

 

Die Verwaltung hat nun eine Kostenermittlung durchgeführt. Eine Umstellung könnte in mehreren Stufen erfolgen.

 

1. Einführung eines Ratsinformationssystems:

 

Um die Möglichkeit zu bieten, online auf die Daten aus dem Sitzungsdienstprogramm zugreifen zu können, ist es notwendig, das Hosting-Paket einzurichten. Hierbei entstehen einmalige Kosten von 140,- € und monatliche Kosten von 29,- €.

Um zu gewährleisten, dass z.B. die Daten synchronisiert werden, eine Dokumentenverwaltung und eine Volltextrecherche möglich ist, wird Session Mandatos benötigt. Hierbei entstehen einmalige Kosten von 1512,- € (Lizenz) und monatliche Kosten von 31,- €.

 

2. Einrichtung WLAN im Sitzungssaal:

 

Damit es während einer Sitzung den Räten möglich ist, Daten aus Session zu aktualisieren oder auch zu recherchieren, muss ein Online-Zugang geschaffen werden. Dies wäre am einfachsten durch die Einrichtung eines WLAN-Access-Point´s zu realisieren. Dieser beinhaltet u. a. auch ein WLAN-Management-Portal. Hierfür entstehen einmalige Kosten von 169,- € und monatliche Kosten von 94,- €.

 

3. Nutzung von Tablet-PC´s:

 

Um das Gesamtsystem, wie angedacht, zu nutzen, müssen noch weitere Komponenten und Software erworben werden. Es wird eine Lizenz für den Mandatos-Einsatz als Ipad-Anwendung für die Gremiumsmitglieder benötigt. Hierbei entstehen einmalige Kosten von 756,- € und monatliche Kosten von 16,- €. Bei der Beschaffung von 15 Ipad´s entstehen Kosten von ca. 6040,- € (ohne Zubehör). Um den Vorschriften zu genügen wird es erforderlich, die mobilen dienstlichen Geräte entsprechend zu überwachen. Dies ist über ein Mobile Device Management-System (MDM) möglich. Hier entstehen monatliche Kosten von ca. 45,- €.

 

Diese unverbindliche Kostenaufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sind folgende Kosten festzuhalten:

 

                                                einmalig                                   monatlich

 

Zu 1.:   Hosting                          140,- €                                   29,- €

            Mandatos                    1512,- €                                   31,- €

                                                1652,- €                                   60,- €

 

Zu 2.:   WLAN                           169,- €                                   94,- €

 

Zu 3.:   Ipad                             6040,- €

            Mandatos Ipad App       756,- €                                   16,- €

            MDM                                                                          45,- €

                                                6796,- €                                   61,- €

 

Bei der Einführung des Komplettsystems entstehen einmalige Kosten von 8617,- netto / 10254,23 € brutto und monatliche Kosten von 215,- € netto / 255,85 € brutto.

Der Gemeinderat ist der Ansicht, dass die Kosten für Einrichtung eines WLAN-Netzes und die Nutzung von Tablet-PC´s zu hoch sind.

Jedoch wird die Einführung des Ratsinformationssystems ohne WLAN befürwortet, damit die Sitzungsladungen mit Unterlagen papierlos verschickt werden können. Außerdem besteht die Möglichkeit, online auf die Daten aus dem Sitzungsdienstprogramm zugreifen zu können und in der Datenbank zu recherchieren.

Dafür entstehen einmalige Kosten von 1652 €, zuzüglich monatlich 60 €.

Dieser erste Schritt soll begangen und alles weitere veranlasst werden.

Beschluss:

 

Das Ratsinformationssystem Session Net wird zum einmaligen Preis von 1652 € beschafft. Die monatlichen Kosten belaufen sich auf 60 €.